BASE DE DATOS EN EXCEL

 Base de datos

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Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada con la sigla BD o con la abreviatura b. d.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo, en España los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

Tipos de Base de Datos

Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al contexto que se esté manejando, la utilidad de las mismas o las necesidades que satisfagan.

Según la variabilidad de los datos almacenados

Bases de datos estáticas

Éstas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones.

 Bases de datos dinámicas

Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de información de un supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa;

Según el contenido

Bases de datos bibliográficas

Solo contienen un subrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de una determinada publicación, etc. Puede contener un resumen o extracto de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque si no, estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo (o de fuentes primarias —ver más abajo). Como su nombre lo indica, el contenido son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis de laboratorio, entre otras.

 

Bases de datos de texto completo

Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una colección de revistas científicas.

 

 

 

Directorios

Un ejemplo son las guías telefónicas en formato electrónico.

Bases de datos o "bibliotecas" de información química o biológica

Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de información proveniente de la química, las ciencias de la vida o médicas. Se pueden considerar en varios subtipos:

§  Las que almacenan secuencias de nucleótidos o proteínas.

§  Las bases de datos de rutas metabólicas.

§  Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos experimentales sobre estructuras 3D de biomoléculas-

§  Bases de datos clínicas.

§  Bases de datos bibliográficas (biológicas, químicas, médicas y de otros campos): .

 

Modelos de bases de datos

Además de la clasificación por la función de las bases de datos, éstas también se pueden clasificar de acuerdo a su modelo de administración de datos.

Un modelo de datos es básicamente una "descripción" de algo conocido como contenedor de datos (algo en donde se guarda la información), así como de los métodos para almacenar y recuperar información de esos contenedores. Los modelos de datos no son cosas físicas: son abstracciones que permiten la implementación de un sistema eficiente de base de datos; por lo general se refieren a algoritmos, y conceptos matemáticos.

Algunos modelos con frecuencia utilizados en las bases de datos:

 

Bases de datos jerárquicas

Artículo principal: Base de datos jerárquica

Éstas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan su información en una estructura jerárquica. En este modelo los datos se organizan en una forma similar a un árbol (visto al revés), en donde un nodo padre de información puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que no tienen hijos se los conoce como

Hojas.

Las bases de datos jerárquicas son especialmente útiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran volumen de información y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran rendimiento.

Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar eficientemente la redundancia de datos.

 

 

 

Base de datos de red

Artículo principal: Base de datos de red

Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental es la modificación del concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el modelo jerárquico).

Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que ofrecía una solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero, aun así, la dificultad que significa administrar la información en una base de datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayoría por programadores más que por usuarios finales.

Bases de datos transaccionales

Son bases de datos cuyo único fin es el envío y recepción de datos a grandes velocidades, estas bases son muy poco comunes y están dirigidas por lo general al entorno de análisis de calidad, datos de producción e industrial, es importante entender que su fin único es recolectar y recuperar los datos a la mayor velocidad posible, por lo tanto la redundancia y duplicación de información no es un problema como con las demás bases de datos, por lo general para poderlas aprovechar al máximo permiten algún tipo de conectividad a bases de datos relacionales.

 

 

 

 

Bases de datos relacionales

Artículo principal: Modelo relacional

Artículo principal: Base de datos relacional

Éste es el modelo utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios IBM en San José (California), no tardó en consolidarse como un nuevo paradigma en los modelos de base de datos. Su idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjuntos de datos llamados "tuplas". Pese a que ésta es la teoría de las bases de datos relacionales creadas por Codd, la mayoría de las veces se conceptualiza de una manera más fácil de imaginar. Esto es pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuesta por registros (las filas de una tabla), que representarían las tuplas, y campos (las columnas de una tabla).

En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevancia (a diferencia de otros modelos como el jerárquico y el de red). Esto tiene la considerable ventaja de que es más fácil de entender y de utilizar para un usuario esporádico de la base de datos. La información puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecen una amplia flexibilidad y poder para administrar la información.

El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar implementado por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales.

Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como normalización de una base de datos.

Durante los años 80 la aparición de BASE produjo una revolución en los lenguajes de programación y sistemas de administración de datos. Aunque nunca debe olvidarse que de Base no utilizaba SQL como lenguaje base para su gestión.

[editar]Bases de datos multidimensionales

Artículo principal: Base de datos multidimensional

Son bases de datos ideadas para desarrollar aplicaciones muy concretas, como creación de Cubos OLAP. Básicamente no se diferencian demasiado de las bases de datos relacionales (una tabla en una base de datos relacional podría serlo también en una base de datos multidimensional), la diferencia está más bien a nivel conceptual; en las bases de datos multidimensionales los campos o atributos de una tabla pueden ser de dos tipos, o bien representan dimensiones de la tabla, o bien representan métricas que se desean estudiar.

 

Bases de datos orientadas a objetos

Artículo principal: Base de datos orientada a objetos

Este modelo, bastante reciente, y propio de los modelos informáticos orientados a objetos, trata de almacenar en la base de datos los objetos completos (estado y comportamiento).

Una base de datos orientada a objetos es una base de datos que incorpora todos los conceptos importantes del paradigma de objetos:

§  Encapsulación - Propiedad que permite ocultar la información al resto de los objetos, impidiendo así accesos incorrectos o conflictos.

§  Herencia - Propiedad a través de la cual los objetos heredan comportamiento dentro de una jerarquía de clases.

§  Polimorfismo - Propiedad de una operación mediante la cual puede ser aplicada a distintos tipos de objetos.

En bases de datos orientadas a objetos, los usuarios pueden definir operaciones sobre los datos como parte de la definición de la base de datos. Una operación (llamada función) se especifica en dos partes. La interfaz (o signatura) de una operación incluye el nombre de la operación y los tipos de datos de sus argumentos (o parámetros). La implementación (o método) de la operación se especifica separadamente y puede modificarse sin afectar la interfaz. Los programas de aplicación de los usuarios pueden operar sobre los datos invocando a dichas operaciones a través de sus nombres y argumentos, sea cual sea la forma en la que se han implementado. Esto podría denominarse independencia entre programas y operaciones.

SQL:2003, es el estándar de SQL92 ampliado, soporta los conceptos orientados a objetos y mantiene la compatibilidad con SQL92.

Bases de datos documentales

Permiten la indexación a texto completo, y en líneas generales realizar búsquedas más potentes. Tesaurus es un sistema de índices optimizado para este tipo de bases de datos.

 

 

Bases de datos deductivas

Un sistema de base de datos deductiva, es un sistema de base de datos pero con la diferencia de que permite hacer deducciones a través de inferencias. Se basa principalmente en reglas y hechos que son almacenados en la base de datos. Las bases de datos deductivas son también llamadas bases de datos lógicas, a raíz de que se basa en lógica matemática.

Gestión de bases de datos distribuida (SGBD)

La base de datos y el software SGBD pueden estar distribuidos en múltiples sitios conectados por una red. Hay de dos tipos:

1. Distribuidos homogéneos: utilizan el mismo SGBD en múltiples sitios.

2. Distribuidos heterogéneos: Da lugar a los SGBD federados o sistemas multibase de datos en los que los SGBD participantes tienen cierto grado de autonomía local y tienen acceso a varias bases de datos autónomas preexistentes almacenados en los SGBD, muchos de estos emplean una arquitectura cliente-servidor.

Estas surgen debido a la existencia física de organismos descentralizados. Esto les da la capacidad de unir las bases de datos de cada localidad y acceder así a distintas universidades, sucursales de tiendas, etcétera.

Aspectos a tener en cuenta para diseñar o crear una base de datos

El diseño de datos consiste en descubrir y la definir completamente de los procesos y características de los datos de la aplicación. El diseño de datos es un proceso de perfeccionamiento gradual que abarca desde la cuestión más elemental, "¿Qué datos requiere la aplicación?", hasta los procesos y estructuras de datos precisos que proporcionan dichos datos. Si el diseño de datos es bueno, el acceso a los datos de la aplicación será rápido y fácil de mantener, y podrá aceptar sin problemas las futuras mejoras de los datos.

El proceso de diseño de datos incluye la identificación de los mismos, la definición de tipos de datos y mecanismos de almacenamiento concretos, y la tarea de garantizar la integridad de los datos mediante el uso de reglas de empresa y otros mecanismos de exigencia en tiempo de ejecución.

Esta sección no constituye una metodología formal para modelar datos, aunque utiliza terminología relacional. Más bien, presenta algunos conceptos y procesos que surgen normalmente durante el diseño de los datos de la aplicación.

Este tema no realiza suposiciones sobre la tecnología ocasional de almacenamiento de datos utilizada para almacenar y recuperar los datos de la aplicación. Después de todo, no siempre se puede determinar con precisión, al principio del diseño de una aplicación, cómo y cuándo se van a almacenar los datos exactamente. Aunque la mayoría de las metodologías formales de modelado de datos prevén el uso de un motor de base de datos relacional, una aplicación empresarial tiene muchas opciones para almacenar los datos, incluidos los archivos relacionales, jerárquicos de gran sistema y VSAM, los archivos AS/400, y otras muchas estructuras de datos distribuidas de archivos.

En las siguientes secciones encontrará información sobre algunos conceptos generales de gran utilidad para el diseño de datos de empresa.

Componentes de una Base de Datos:

·         Hardware: constituido por dispositivo de almacenamiento como discos, tambores, cintas, etc.

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·         Software: que es el DBMS o Sistema Administrador de Base de Datos.

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·         Datos: los cuales están almacenados de acuerdo a la estructura externa y van a ser procesados para convertirse en información.

Tipos de Usuarios en Base de Datos

·         Usuario Final: es la persona que utiliza los datos, esta persona ve datos convertidos en información:

·         Desarrollador de Aplicaciones: es la persona que desarrolla los sistemas que interactúan con la Base de Datos.

·         DBA: es la persona que asegura integridad, consistencia, redundancia, seguridad este es el Administrador de Base de Datos quien sed encarga de realizar el mantenimiento diario o periódico de los datos.

Las personas tienen acceso DBMS se clasifican de la siguiente manera:

USUARIOS INGENUOS. – Son aquellos que interactúan con el sistema por medio de aplicaciones permanentes.

USUARIOS SOFISTICADOS.- son aquellos con la capacidad de acceder a la información por medios de lenguajes de consulta.

PROGRAMADORES DE APLICACIÓN.- son aquellos con un amplio dominio del DML capaces de generar nuevos módulos o utilerías capaces de manejar nuevos datos en el sistema.

USUARIOS ESPECIALIZADOS.- son aquellos que desarrollan módulos que no se refieren precisamente al manejo de los datos, si no a aplicaciones avanzadas como sistemas expertos, reconocimientos de imágenes, procesamiento de audio y demás.

Conceptos Básicos de Base de datos

·         Archivo: son conjuntos de registros.

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·         Registros: son conjuntos de campos.

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·         Campos: es la mínima unidad de referencia.

  

Niveles de Abstracción en Base de datos

 Externo: esa es la visión del usuario final, se ve cómo se maneja los datos ya convertidos en información.

Es aquel en el que se presenta al usuario final y que puede combinaciones o relaciones entre los datos que conforman a la base de datos global. Puede definirse como la forma en el que el usuario aprecia la información y sus relaciones.

Conceptual: se ve como está estructurado la Base Datos, equipos de campo tiene como están estructurado los registros.

Es aquel en el que se definen las estructuras lógicas de almacenamiento y las relaciones que se darán entre ellas. Ejemplos comunes de este nivel son el diseño de los registros y las ligas que permitirán la conexión entre registros de un mismo archivo, de archivos distintos incluso, de ligas hacia archivos.

Interno: se ve como se almacena los datos físicamente.

Es aquel en el que se determinan las características de almacenamiento en el medio secundario. Los diseñadores de este nivel poseen un amplio dominio de cuestiones técnicas y de manejo de hardware. Muchas veces se opta por mantener el nivel físico proporcionado por el sistema operativo para facilitar y agilizar el desarrollo.

DBMS(Data Magnamente Sistema (Sistema Administrador de Base de Datos) )

Los Sistemas Gestores de Bases de Datos son un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre las bases de datos y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta. En los textos que tratan este tema, o temas relacionados, se mencionan los términos SGBD y DBMS, siendo ambos equivalentes, y acrónimos, respectivamente, de Sistema Gestor de Bases de Datos y Base Management Sistema, su expresión inglesa.

 Subsistema de un DBMS

 Motor ò Núcleo DBMS: recibe los requerimientos lógicos de E/S y los convierte en operaciones de lectura y escritura.

Lógicos: son cualquier tipo de consulta requerimiento de lectura con ingreso de datos (requerimiento de estructura) es ayudado por el Sistema Operativo para convertir estos requerimientos lógicos en físicos que actúan sobre dispositivos de almacenamiento.

Herramientas de definición: permite definir y modificar la estructura de la Base de Datos, a este nivel definimos lo que se conoce como "Esquema " que es la definición total de Base de Datos, es que definimos la estructura de la tabla, los tipos de campos, las restricciones para los campos.

·         Subes quema: manejo de vistas de datos, de niveles externos.

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·         Esquema: manejo de niveles conceptuales.

Interface de Procesamiento: me provee de las facilidades de actualización, despliegue y visualización de datos.

Desarrollo de Aplicaciones: me permite generar una aplicación por Ej.: generadores de formas, pantalla, código, herramientas case, etc.

Diccionario de Datos: este es el componente al subsistema con el que interactúan directamente el DBA, le proporciona niveles de consulta y reportes útiles para su trabajo de administración. Es la descripción de la estructura de Base de Datos y relaciones entre datos, y programas.

DBMS

Características y Objetos:

·         Independencia de Datos: el DBMS me provee una independencia de mis datos vs. las aplicaciones.

·          Cambio en datos no implica cambio en programas y viceversa (Menor coste de mantenimiento).

·         Minimizar Redundancia (Datos repetidos): desperdicio de Espacio de Almacenamiento.

Independencia de datos es proteger nuestro programa de aplicaciones frente a las modificaciones en la estructura de datos y viceversa, ya sea en forma física ò lógica.

·         Independencia Física: es protección a los programas de aplicación debido a cambios en la estructura de archivos, con cambios en las características de los campos. Ej: cambio de clave primaria a secundaria.

·          

·         Independencia Lógica: protección a los programas de aplicación cuando se modifica el esquema.

Redundancia, datos repetidos y distribuidos en cualquier parte. El efecto que ocasiona la redundancia es tener inconsistencia de datos y desperdicio de espacio de almacenamiento.

 Esta se presenta cuando se repiten innecesariamente datos en los archivos que conforman la base de datos.

·         Inconsistencia de Datos: dato que esta en lugar con un valor y encuentra en otro lugar con otro valor. Ej: se actualiza el archivo cliente pero no se actualiza el archivo de transacciones.

 Ocurre cuando existe información contradictoria o incongruente en la base de datos.

Integridad de Datos

 Integridad: conjunto de seguridades que son utilizadas para mantener los datos correctos.

  Ocurre cuando no existe a través de todo el sistema procedimientos uniformes de validación para los datos.

·         Fuente de Error: estas fuentes de error se origina si el programa de entrada de datos no está validado. Ej: fallas de hardware, actualizaciones incompletas, defectos del software, inserción de datos no válidos, errores humanos.

 Una técnica que usa el BDMS de una entrada de datos no válida es la validación.

 Validación: es proteger los datos, validar los datos en la entrada de datos. Existen tipos de validaciones:

·         Tipo de Dato: es si se define un campo como carácter ò char y no puede ingresar números enteros.

·          

·         Valor de Dato: si se define un valor entero se puede especificar un rango y no se puede pasar de ese valor.

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·         Valores Claves / No Nulos: asegura registros únicos y cuyos valores no sean nulos.

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·         Integridad Referencial: asegura al DBMS que no exista registros hijos sin sus registros padres correspondientes.

Control de Concurrencia ò Simultaneidad

 Se da en ambiente multi-usuario, tratando de acceder a un objeto de datos al mismo tiempo.

 Ocurre cuando el sistema es multiusuario y no se establecen los controles adecuados para sincronizar los procesos que afectan a la base de datos. Comúnmente se refiere a la poca o nula efectividad de los procedimientos de bloqueo

Granularidad: que es el tamaño de las unidades aseguradas. Ej: la granularidad puede proteger un campo, un registro, un archivo ,etc.

es la técnica que evita errores de concurrencia, se da cuando se desarrolla una espera circular entre dos transacciones y cada una de estas solicita una actualización sobre el mismo archivo, no permite a otros usuarios el recurso hasta que termine el proceso, se da la espera circular.

Recuperación de Datos

 Recuperar los datos frente a las fuentes de error mencionadas anteriormente. La restauración de la Base de Datos a su estado normal Es responsabilidad del DBA, quien es el responsable de implantar procedimientos de detección de error y recuperación.

El DBA es quien tiene el control centralizado de la base de datos. Se persigue con esto reducir el número de personas que tengan acceso a los detalles técnicos y de diseño para la operación del DBMS.

Las soluciones principales de un DBA son:

DEFINICION DEL ESQUEMA.- Crea el esquema original de la base de datos y genera el diccionario de datos por medio de proposiciones en DDL.

DEFINICION DE ESTRUCTURAS DE ALMACENAMIENTO Y METODOS DE ACCESO.- Se encarga de generar a seleccionar estructuras para el medio secundario y definir los métodos de acceso a la información, esto ultimo por medio de proposiciones en DML.

MODIFICACION DE ESQUEMA Y ORGANIZACIÓN.- Es una actividad poco frecuente que consiste en rediseñar el esquema de la base de datos. Esto se haría necesario ante la modificación abrupta de las condiciones originales que dieron pie al diseño del esquema primario. Las proposiciones para llevar a cabo esta tarea se realizan en DDL.

CONCESION DE AUTORIZACIONES DE ACCESO.- Se encarga de registrar a los usuarios para permitir su acceso al DBMS. Asigna a cada uno de ellos una serie de atributos que le permiten gozar de privilegios como el acceso a determinadas áreas de aplicación, de los datos o del uso de recursos en el sistema.

ESPECIFICACION DE LAS LIMITANTES DE INTEGRIDAD.- Crea una serie de tablas donde se especifica el conjunto de restricciones que serán aplicables durante los procesos de actualización

Que es una base de datos en Excel

Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de trabajar con tablas de información: nombres, direcciones, teléfonos, etc. En una base de datos se puede incluir y escribir datos en cada ficha, consultarla y modificarla siempre que se quiera.
Toda la información incluida en una base de datos se organiza en campos (cada elemento de información para todas las fichas -columnas-) y está constituida por registros (cada ficha que contiene los datos concretos para cada campo-filas-)
Para crear una base de datos se necesita una hoja de cálculo en blanco donde se introducen los datos de los distintos campos para confeccionar así el fichero.

12.1. Introducir los datos

Toda base de datos se crea como una lista, en ella debe haber una fila situada en la parte superior que contenga el nombre de los campos que forman el registro (fila de encabezados). Para ejemplo puede introducir estos datos:

Apellido	Nombre	Profesión
González	Juan	Arquitecto
Pérez	Pablo	Abogado
Sánchez	José	Economista

Microsoft Excel ofrece dos formas de trabajar con los registros:
A. Como si se tratara de un fichero real utilizando la tabla dinámica.
Para trabajar con tabla dinámica una vez creados los nombres de los campos se seleccionan y se elige la opción Informe de gráficos y tabla dinámica del menú Datos. La tabla dinámica organiza y resume automáticamente los datos.
Si se utiliza esta opción sin haber establecido la base de datos, Excel indicaría con un mensaje de error que no existe rango seleccionado.

Sucesivamente seleccione los campos y el área respectivamente, ya sea columnas, filas, páginas, datos, como muestra el recuadro.
Para pasar de un campo a otro se utiliza la tecla Tabulador. Para modificar el valor de alguno de los campos bastará con poner el cursor en el campo correspondiente y modificar el dato. Al pasar a otro campo la modificación quedará grabada.
B. Directamente sobre la hoja de cálculo:
En este caso las filas corresponderían a los registros y las columnas a los campos de cada uno. Para ello deberá ir editando las celdas y escribiendo en ellas la información correspondiente. Pero tenga en cuenta que siempre deberá haber elegido por lo menos una vez la opción Datos Informe de datos y tabla dinámica
Al poner el nombre de los campos y empezar a introducir datos se debe dar a cada campo un nombre distinto de los demás. No se deben dejar celdas en blanco intercaladas. 

12.2. Ordenar la base de datos

Excel puede ordenar según distintos criterios, por orden alfabético o numérico. Así podemos encontrar información de forma sencilla.
Seleccione el rango de celdas que quiera ordenar. Es importante recordar si se ha seleccionado o no los títulos de los campos. Se elige el comando Ordenar del menú Datos. Aparece el cuadro de diálogo ordenar donde permite elegir la columna a partir de la cual se desear hacer la ordenación.
Hay 3 criterios:
Criterio 1: Seleccione el campo principal por el que quiere ordenar. Marcar Ascendente o Descendente. Microsoft Excel usa el siguiente orden ascendente: números, texto, valores lógicos, valores de error, espacios en blanco.
Criterio 2: Para elegir un nuevo criterio de orden en caso de que coincidan datos del primer criterio.
Criterio 3: En caso de que los anteriores coincidan.
Si en el rango que se seleccionó inicialmente contiene los nombres de los campos incluidos marcar Si en Existe fila de títulos, así la primera fila quedará excluida de la ordenación aunque esté seleccionada. Se hace clic en el botón Aceptar para ordenar los datos. 

12.3. Buscar y reemplazar

Se selecciona el comando Buscar del menú Edición, esta opción busca y selecciona en la celda o en la hoja seleccionada el texto que se le especifique.

12.4. Extraer registros con filtro

El filtrado de datos de una lista permite encontrar subconjuntos de los datos y trabajar con ellos. Al aplicar filtros se muestran sólo las filas que contienen cierto valor mientras que ocultan las otras filas.
Seleccione los títulos de los campos. Seleccione Autofiltro en el menú Datos Filtros.
Aparece una flecha (menú desplegable) a la derecha del encabezado de cada campo para elegir en uno o varios campos la condición que se desee.
Antes de seleccionar un filtro automático hay que asegurarse de que no hay otro activado ya, esto se puede comprobar mirando si existe o no una marca de activación al lado de la opción Datos Autofiltro.

12.5. Eliminar un filtro de una lista

Para eliminar un filtro de una columna se hace clic en la flecha ubicada junto a la columna, y se elige Todas en la lista desplegable.
Para volver a mostrar todas las filas de una lista filtrada hay que ir al menú Datos Filtro y elegir Mostrar todo.
Para eliminar las flechas del Filtro automático de una lista se elige el menú Datos Filtros y Mostrar Todo. Vuelva a pulsar Datos Filtros, pero ahora sitúese en Filtro Automático para desactivarlo.

13. Libro de trabajo

El libro de trabajo se compone de hojas de cálculo, en cada hoja puede haber diferentes datos, y diferente disposición, ya que son totalmente independientes unas de otras. Aunque si se quiere se puede trabajar con los datos de cualquier hoja en las fórmulas de las hojas.
Cada hoja tiene un número, pero este número se puede cambiar por un nombre. El nombre de una hoja de cálculo se puede cambiar de diferentes maneras. La primera de ellas es hacer un doble clic sobre la solapa de la hoja de cálculo, saldrá un cuadro de diálogo Cambiar el nombre de la hoja, con un recuadro donde se escribirá el nuevo nombre de la hoja. Otra forma consiste en situarse en la hoja, seleccionar Formato|Hoja|Cambiar nombre…

13.1. Duplicar una hoja de cálculo

Si se quiere tener el mismo formato o los mismos datos en varias hojas, lo más sencillo es duplicar una hoja.
Pulse la tecla Control y sin soltarla pinche con el ratón la pestaña de la hoja del ratón que desea duplicar, sin dejar de presionar con el botón. Sitúese donde desee insertar la nueva hoja y suelte el botón del ratón sin soltar la tecla control, aparecerá la nueva hoja, y entonces podrá soltar la tecla control. 

13.2. Trabajar con todos los datos del libro de trabajo

Para trabajar con los datos de las diferentes hojas de trabajo de un mismo libro para una fórmula sólo tiene que buscar la celda en cada página. Los datos aparecerán en la fórmula con referencia a la página de donde se hayan obtenido.
Escriba el enunciado de la fórmula y vaya a la hoja de cálculo en la que esté la celda con el dato que necesite.